O cliente confirma a encomenda pelo WhatsApp, você promete entrega para amanhã — e quando vai ao armazém, o produto acabou. Ou pior: no fim do mês, as contas não batem com o que está nas prateleiras, e ninguém sabe explicar a diferença. Problemas de stock não aparecem de repente; acumulam-se em silêncio até custarem vendas, dinheiro e clientes.
Porque é que o caderno deixa de funcionar
Quase todos os negócios começam com o controlo na cabeça do dono ou num caderno. E funciona — até deixar de funcionar. O caderno falha quando entra a segunda pessoa a vender, quando os produtos passam de vinte para duzentos, ou quando as vendas acontecem em dois sítios ao mesmo tempo (a loja física e o WhatsApp). O problema não é a sua memória; é o método que não acompanhou o crescimento. Reconhecer isso cedo poupa muito dinheiro.
Comece com uma contagem completa
Não há controlo sem ponto de partida. Reserve um dia calmo, feche as entradas e saídas, e conte tudo o que tem: produto por produto, com quantidades exactas. Aproveite para separar o que está danificado ou parado há meses — esse stock morto ocupa espaço e esconde dinheiro empatado. No fim, terá a sua lista-mestra: o retrato fiel do que o negócio possui naquele momento. Tudo o que vem a seguir parte daí. Se possível, faça a contagem a dois: uma pessoa conta, outra regista, e os erros caem para metade.
Registe todas as entradas e saídas, sem excepção
A regra de ouro do stock cabe numa frase: nada entra nem sai sem registo. Cada venda, cada compra ao fornecedor, cada troca, cada oferta e cada produto retirado para uso próprio tem de ficar anotado no momento em que acontece — não "logo à noite", porque à noite já se esqueceu. Para cada movimento, registe:
- O produto e a quantidade;
- A data e quem fez o movimento;
- O motivo (venda, compra, devolução, oferta, perda).
Pode fazê-lo numa folha de cálculo simples no telemóvel ou computador. O instrumento importa menos do que a disciplina: um registo com falhas vale quase tão pouco como nenhum registo.
Defina o stock mínimo de cada produto
Para cada produto importante, defina a quantidade mínima abaixo da qual tem de encomendar mais — calculada pelo ritmo de vendas e pelo tempo que o fornecedor demora a entregar. Se vende dez unidades por semana e o fornecedor demora duas semanas, o mínimo são pelo menos vinte unidades, com margem de segurança. O stock mínimo transforma a reposição de emergência em rotina planeada, e é a melhor vacina contra a frase que mais custa caro: "neste momento não temos". Comece pelos dez produtos que mais vendem: são eles que sustentam o negócio e que não podem faltar.
Conte regularmente e investigue as diferenças
Mesmo com bons registos, a realidade desvia-se do papel: enganos, quebras, produtos que desaparecem. Por isso, faça contagens periódicas — mensais para os produtos que mais vende, trimestrais para o resto — e compare com os registos. Quando houver diferença, não encolha os ombros: procure a causa. Diferenças pequenas e explicadas são normais; diferenças repetidas no mesmo produto ou no mesmo turno são um aviso que não deve ignorar. Faça destas contagens um hábito com data marcada, não uma tarefa para quando houver tempo — porque nunca há.
Quando passar para um sistema
Se já vende em mais de um canal, tem funcionários ou passa horas a actualizar folhas de cálculo, está na altura de um sistema de gestão de stock. Um bom sistema desconta automaticamente cada venda, avisa quando um produto atinge o mínimo e mostra em segundos o que tem e o que falta — incluindo na sua loja online, onde o cliente só deve ver o que existe de facto. Empresas moçambicanas como a GreenCode desenvolvem sistemas destes adaptados à realidade local. O investimento recupera-se no que deixa de perder: vendas falhadas, stock morto e horas de contagem.